La digitalización de documentos es un paso esencial para optimizar la gestión documental como puede ser disminuir los tiempos de consulta, reducir los espacios físicos, aumentar la seguridad etc. Sin embargo, si no se realiza correctamente, puede generar problemas en lugar de soluciones. A continuación, te mostramos los errores más comunes al digitalizar documentos y cómo evitarlos para garantizar un proceso eficiente y seguro.
No planificar la digitalización de los documentos correctamente
Uno de los errores más frecuentes es comenzar la digitalización sin una estrategia definida. No contar con un plan claro puede llevar a una organización deficiente de los archivos digitales, dificultando su búsqueda y acceso.
¿Cómo evitarlo?
- Definir qué documentos se digitalizarán y en qué orden.
- Establecer criterios de organización y almacenamiento.
- Asignar responsabilidades dentro del equipo.
Escaneo de baja calidad
Un escaneo con ruidos, mala resolución o con sombras y manchas dificulta la lectura y la aplicación de herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), haciendo que los documentos sean poco útiles.
¿Cómo evitarlo?
- Usar escáneres de alta calidad con configuraciones adecuadas.
- Elegir una resolución de al menos 300 dpi.
- Asegurar un correcto mantenimiento del equipo de escaneo.
No utilizar OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
Escanear documentos sin aplicar OCR los convierte en simples imágenes, dificultando la búsqueda y edición de información.
¿Cómo evitarlo?
- Implementar tecnología OCR avanzada para convertir documentos en texto editable y buscable.
- Verificar la precisión del reconocimiento de caracteres antes de almacenar los archivos.
No categorizar ni indexar los documentos
Digitalizar sin establecer un sistema de clasificación hace que encontrar documentos en el futuro sea una tarea complicada y poco eficiente.
¿Cómo evitarlo?
- Crear una estructura de carpetas y nombres de archivo estandarizados.
- Aplicar metadatos y etiquetas para mejorar la búsqueda.
- Usar un sistema de gestión documental para centralizar y organizar la información.
Falta de seguridad y copias de respaldo
No contar con medidas de seguridad adecuadas ni copias de seguridad puede poner en riesgo la información ante ciberataques, fallos técnicos o errores humanos.
¿Cómo evitarlo?
- Implementar cifrado de datos y acceso restringido a los documentos.
- Realizar copias de seguridad periódicas en la nube o en servidores seguros.
- Establecer protocolos de recuperación ante pérdida de datos.
No cumplir con normativas legales
Almacenar y gestionar documentos sin considerar las normativas de protección de datos puede acarrear sanciones legales y problemas de cumplimiento.
¿Cómo evitarlo?
- Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y otras normativas aplicables.
- Establecer políticas de acceso y retención documental.
- Usar plataformas certificadas para la gestión documental.
No integrar la digitalización con otros sistemas
Digitalizar documentos sin integrarlos con sistemas de gestión empresarial puede limitar su utilidad y generar redundancia en los procesos.
¿Cómo evitarlo?
- Utilizar software de gestión documental compatible con otras herramientas empresariales (ERP, CRM, etc.).
- Automatizar flujos de trabajo para mejorar la eficiencia operativa.
- Capacitar al equipo en el uso de las plataformas digitales.
Conclusión
La digitalización documental es un proceso clave para mejorar la organización y eficiencia de cualquier empresa, pero debe realizarse correctamente para evitar problemas en el futuro. Con una estrategia bien definida y el uso de tecnología adecuada, puedes transformar la gestión documental de tu negocio y optimizar el acceso a la información.
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