Todo lo que debes saber sobre la digitalización de documentos y la extracción de datos
Si estás buscando la mejor manera de digitalizar tus documentos y aún tienes dudas, has llegado al lugar adecuado. Aquí encontrarás respuesta a las preguntas más frecuentes sobre el escaneado de documentos y la extracción de datos con inteligencia artificial.
¿Cuál es la mejor resolución para escanear documentos?
La mejor resolución para escanear documentos depende del propósito y el uso de los documentos escaneados.
Para documentos de texto
Si el documento contiene principalmente texto y no necesitas detalles de alta resolución, una resolución de escaneo de 200 a 300 ppp (píxeles por pulgada) es suficiente para obtener una copia clara y legible.
Para documentos con gráficos o imágenes
Si el documento incluye gráficos, diagramas o imágenes que requieren detalles precisos, se recomienda una resolución de al menos 300 ppp para capturar todos los detalles con claridad.
Para fines de archivo y reproducción precisa
Si necesitas una copia digital de alta calidad para fines de archivo o reproducción precisa, como la impresión profesional, puede ser necesario escanear a una resolución de 600 ppp o más.
¿Qué tipos de formatos de archivo son ideales para documentos escaneados?
Algunos de los más utilizados son el formato JPEG y PNG, ideales sobre todo para imágenes o documentos simples. Aunque aún así es recomendable convertirlos después a PDF ya que se reduce considerablemente su tamaño. El formato PDF es uno de los más versátiles, con gran compatibilidad, capacidad de multitud de páginas. El formato TIFF, aunque menos conocido, ofrece alta calidad de imagen sin pérdida de datos y permite múltiples páginas.
¿Cómo puedo mejorar la calidad de un escaneo?
Ajustar la resolución del escáner
Asegúrate de ajustar la resolución del escáner. Cuanto mayor sea la resolución, mejor será la calidad de la imagen. Sin embargo, una resolución demasiado alta puede generar archivos grandes y pesados.
Limpiar el escáner y los documentos
Limpia tanto el cristal del escáner como el documento que vas a escanear. Las manchas y el polvo pueden afectar la calidad de la imagen final.
Utilizar la configuración de color adecuada
Elige la configuración de color adecuada en el software del escáner. Por ejemplo, para fotografías, usa la configuración en color; para documentos de texto, considera la escala de grises o monocromo para reducir el tamaño del archivo.
Alinear correctamente los documentos
Alinéa el documento correctamente en el cristal del escáner para evitar distorsiones o cortes en la imagen.
Utilizar el formato de archivo adecuado
Elige el formato de archivo adecuado para tu escaneado. Los formatos como TIFF o PNG suelen conservar mejor la calidad que JPEG, especialmente si necesitas editar la imagen posteriormente.
Realiza ajustes posteriores
Después de escanear, puedes realizar ajustes adicionales en un software de edición de imágenes para mejorar la calidad, como ajustar el brillo, el contraste o la nitidez.
¿Qué precauciones debo tomar al escanear documentos sensibles?
Cuando escaneas documentos sensibles, toma precauciones adicionales para proteger la privacidad y la seguridad de la información:
Utiliza un escáner seguro
Asegúrate de que el escáner que estás utilizando es seguro y confiable. Evita escáneres públicos o compartidos.
Verifica la seguridad del software
Usa software de escaneo de fuentes confiables y manténlo actualizado con las últimas medidas de seguridad.
Utiliza conexiones seguras
Si escaneas en red, asegúrate de que la conexión sea segura y de que utiliza medidas de cifrado, como HTTPS.
Mantén el control físico de los documentos
No dejes documentos sensibles en el escáner por períodos prolongados. Recoge los documentos inmediatamente después de escanearlos y guárdalos en un lugar seguro.
Protege los archivos escaneados
Protege los archivos digitalizados con medidas de seguridad como encriptación o contraseña. Almacena los archivos en una ubicación segura.
Elimina los archivos temporales
Después de escanear los documentos, asegúrate de eliminar cualquier archivo temporal o copia almacenada en la memoria del escáner o del software.
Destruye los documentos originales de forma segura
Una vez que hayas escaneado los documentos sensibles destrúyelos de manera segura utilizando una trituradora de papel o un servicio de destrucción de documentos.
¿Cuál es la diferencia entre un escáner de documentos profesional y una aplicación de escaneo en un dispositivo móvil?
La principal diferencia reside en la calidad y seguridad. Aunque escanear documentos desde un móvil puede ser útil, la calidad de la cámara no iguala la de un escáner profesional. Además, las aplicaciones móviles suelen tener menos medidas de seguridad y pueden exponer tus datos.
¿Cómo puedo organizar eficientemente los documentos escaneados en mi dispositivo u ordenador?
Utiliza un software de gestión documental, como el que ofrecemos, para crear estructuras lógicas basadas en el reconocimiento óptico de caracteres:
Definir una estructura de carpetas lógica
Organiza tus documentos en una estructura de carpetas lógica y fácil de entender, con categorías como “Finanzas”, “Trabajo” y “Personal”. Crea subcarpetas para mayor detalle.
Utiliza nombres de archivo descriptivos
Asigna nombres descriptivos a tus archivos que reflejen su contenido, como “Contrato de Arrendamiento – [Fecha]”.
Etiqueta tus documentos o asigna metadatos
Usa etiquetas o palabras clave para categorizar tus documentos escaneados. Nuestro software permite agregar etiquetas para una organización más eficiente.
Digitaliza documentos de manera regular
Establece el hábito de escanear documentos regularmente para mantener tu sistema organizado y actualizado.
Haz copias de seguridad de forma regular
Realiza copias de seguridad de tus documentos escaneados para protegerlos contra pérdidas accidentales. Utiliza servicios de almacenamiento en la nube o dispositivos de almacenamiento externo.
¿Qué herramientas de búsqueda puedo utilizar para encontrar documentos escaneados rápidamente?
Nuestro software de búsqueda automática de documentos puede ayudar a este tema. Contáctanos o visita nuestra web docuindexa.es para más información.
¿Es seguro almacenar documentos escaneados en la nube?
Sí, siempre que elijas un servicio de almacenamiento en la nube con fuertes medidas de seguridad y utilices contraseñas seguras. Es una de las mejores maneras de realizar copias de seguridad.
¿Cómo puedo proteger mis documentos escaneados contra pérdidas o daños?
Proteger tus documentos escaneados es crucial. Aquí algunas medidas que puedes tomar:
Realiza copias de seguridad regulares
Haz copias de seguridad regulares de tus documentos en servicios de almacenamiento en la nube, unidades externas o dispositivos de respaldo.
Utiliza almacenamiento en la nube
Considera servicios de almacenamiento en la nube que ofrezcan cifrado de extremo a extremo y autenticación de dos factores.
Protege tus archivos con contraseña
Si contienen información confidencial, protégelos con contraseñas seguras mediante software de compresión o encriptación.
Utiliza medidas de seguridad física
Almacena tus documentos en un lugar seguro y protegido contra daños físicos. Usa una caja de seguridad o una caja ignífuga para documentos importantes.
Mantén tu software actualizado
Mantén actualizado el software que utilizas para escanear y almacenar documentos, ya que las actualizaciones suelen incluir parches de seguridad.
Evita compartir documentos confidenciales de manera no segura
Comparte documentos confidenciales utilizando servicios de intercambio de archivos seguros con cifrado de extremo a extremo.
Considera el uso de servicios de un software como el nuestro de gestión documental
Nuestro software ofrece medidas de seguridad avanzadas, como control de acceso, auditoría de documentos y cifrado de datos. Gracias a nuestro software de digitalización de documentos, podrás acceder a tus documentos de manera segura desde cualquier lugar. Si tienes más preguntas, contáctanos sin compromiso.
