Actualmente muchas empresas, ayuntamientos, hospitales e incluso particulares día a día están observando los beneficios de la digitalización de los documentos, al tener los documentos en formato digital reducen espacios, tardan menos tiempo en consultar los documentos y aseguran que la documentación no va a sufrir ningún tipo de deterioro o perdida. Es decir, cada vez es más normal que tengan la idea de querer digitalizar sus documentos. El paso hacia la digitalización ha supuesto una mejora en cuanto a la accesibilidad y organización de la información, además de traer consigo una reducción del uso del papel, la contaminación y espacios de sus oficinas.
Es importante conocer el amplio abanico de posibilidades y todo tipo de beneficios a la hora de desempeñar la tarea de digitalizar los documentos. Desde documentos administrativos como contratos, facturas, expedientes hasta personales como podría ser un historial médico. Prácticamente cualquier documento puede digitalizarse y, por ello, exploraremos en este artículo algunos ejemplos.
Uno de los casos más comunes a la hora de digitalizar son los documentos administrativos y legales. Con ello, nos referimos a:
- Archivo histórico de la empresa
- Facturas, tickets, recibos y albaranes
- Expedientes de recursos humanos
- Contratos
- Nominas
- Procedimientos judiciales
- Historiales clínicos
- Informes financieros
- Documentación contable
- Documentación de identidad
- Actas
- Novelas
- Poderes notariales
- Testamentos
- Actas de nacimiento, matrimonio y defunción
- Expedientes de pacientes
- Planos
- Libros
- Apuntes
- Mapas
Además, la digitalización o escaneado masivo de documentos no es de uso exclusivo empresarial también digitalizamos hospitales, universidades, ayuntamientos etc. Es bastante frecuente que se digitalicen historiales clínicos, documentos de propiedad, certificados de estudios o incluso diarios, recetas o documentación de estudio de interés público. En definitiva, cualquier información que se encuentre en formato físico y sea susceptible de realizar consultas y queremos evitar cualquier tipo de deterioro y perdida de la misma.
La digitalización trae muchísimas ventajas como es la eliminación de la documentación física, reducción de espacios, aspectos de oficinas más modernas, digitalizadas y la mejora de organización empresarial, la reducción de tiempo de búsqueda de la información. Igualmente es una solución positiva para el medioambiente debido a que se evita el uso de papel y tinta.
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